Jawność wynagrodzeń w praktyce

 

Od 24 grudnia 2025 r. obowiązują pierwsze przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń. Najważniejsze zmiany na teraz dotyczą procesu rekrutacji. Niemniej to dopiero początek. 

Najpóźniej do 7 czerwca Polska musi w pełni wdrożyć unijną dyrektywę o jawności wynagrodzeń. Oznacza to m.in. nowe obowiązki raportowania (zwłaszcza dla większych firm), ale przede wszystkim konieczność uporządkowania polityk wynagrodzeń. 

Dla wielu pracodawców będzie to realna i w praktyce bardzo trudna zmiana sposobu myślenia o płacach. Nie ma co się łudzić, że wystarczy to zlecić prawnikom i wszystko za nas załatwią. Konsekwencje wprowadzenia tego bez odpowiedniego przygotowania mogą być naprawdę bolesne. A proces przygotowania - w zależności od stopnia dojrzałości organizacji - może być naprawdę długi.

Ale może przejdźmy do szczegółów:

Co jawność wynagrodzeń oznacza w praktyce:

Oznacza to przede wszystkim konieczność uporządkowania wynagrodzeń od podstawFirmy będą musiały jasno określić widełki płacowe dla stanowisk, zasady awansów, przyznawania premii i dodatków, i jeszcze umieć je obronić. Dotychczasowe podejście „każdy ma to, co sobie wynegocjował” przestanie być bezpieczne – zwłaszcza tam, gdzie osoby o podobnych kompetencjach i zakresie obowiązków zarabiają znacząco różne kwoty bez obiektywnego uzasadnienia.

Ale to jeszcze nie koniec, bo za tym pójdzie:

• Ujawnienie problemów, które wcześniej jakoś się udawało “zamiatać pod dywan”

  Brak jawności wynagrodzeń przez lata maskował niespójności: przypadkowe podwyżki, różnice wynikające z momentu zatrudnienia, negocjacyjnej asertywności albo zwykłych zaniedbań. Wzrośnie ryzyko zarzutów o nierówne traktowanie. Wszystkie te pretensje trzeba będzie “obsłużyć”.

  
  

• Utrata zaufania i spadek zaangażowania

  W konsekwencji pojawi się spadek zaufania w stosunku do pracodawcy. Nie będę nikogo straszyć odejściami pracowników, bo rynek jest jaki jest, ale o wzroście zaangażowania i motywacji do pracy możecie zapomnieć. Chyba, że będziecie płacić coraz więcej, co biznesowo się na dłuższą metę “średnio” opłaca.

• Znaczący nakład pracy papierkowej i administracyjnej

  Trzeba będzie wyprodukować całą masę dokumentów: opisy stanowisk, struktury płacowe, wewnętrzne regulaminy, ścieżki rozwoju. Będzie bolało, ale później czas i nerwy zaoszczędzone na negocjacjach zwrócą to z nawiązką. 

  
  

• Presja na spójność i konsekwencję w decyzjach płacowych

  Każda podwyżka, awans czy wyjątek od reguły będzie musiał mieć realne uzasadnienie. Jak już to wyprodukujecie, to trzeba się będzie tego trzymać. Decyzje podejmowane „na szybko” lub uznaniowo będą w dłuższej perspektywie generować więcej problemów niż korzyści.

  
  

Szansa, ale tylko dla przygotowanych

Pracodawcy, którzy potraktują jawność wynagrodzeń jako impuls do uporządkowania systemu płac, mogą na tym tylko zyskać wizerunkowo, ale przede wszystkim biznesowo. Ci, którzy zignorują temat lub będą go odkładać, prawdopodobnie odczują zmiany najbardziej dotkliwie.

• Uporządkowanie chaosu płacowego

  Jawność wynagrodzeń zmusza firmy do odejścia od przypadkowych decyzji i historycznych „zaszłości”. Jasne widełki i kryteria płacowe ograniczają frustrację pracowników, poczucie niesprawiedliwości, ale też pozwalają zaoszczędzić masę czasu managerom. 

  
  

• Większe zaufanie i stabilność w zespołach

  Przejrzyste zasady wynagradzania zmniejszają liczbę domysłów, plotek i nieformalnych porównań. Pracownicy lepiej rozumieją, od czego zależy ich wynagrodzenie i co mogą zrobić, by je zwiększyć. 

  
  

• Sprawniejsza i tańsza rekrutacja

  Jawne widełki płacowe przyciągają kandydatów, którzy rzeczywiście mieszczą się w budżecie firmy. To oznacza mniej nietrafionych procesów, krótsze rekrutacje i mniejsza rotacja wynikająca z rozczarowania warunkami finansowymi.

  
  

• Wzmocnienie marki pracodawcy

  Transparentność coraz częściej jest odbierana jako oznaka dojrzałości organizacyjnej i uczciwego podejścia do ludzi. Firmy, które jasno komunikują zasady wynagradzania już mają przewagę wizerunkową na rynku pracy.

  
  

• Lepsze decyzje biznesowe

  Dane potrzebne do raportowania i analizy różnic płacowych pozwalają spojrzeć na wynagrodzenia w sposób bardziej strategiczny. Dzięki temu można racjonalnie planować awansy i podwyżki, i w konsekwencji lepiej wykorzystywać budżet.

  
  

• Nagroda za konsekwencję i spójność

  Jawność wynagrodzeń premiuje pracodawców, którzy potrafią podejmować decyzje płacowe w sposób przemyślany i możliwy do obrony. Dla takich firm nowe przepisy nie są zagrożeniem, lecz naturalnym krokiem w rozwoju organizacji.

  
  

Jak przygotować się do jawności wynagrodzeń i uniknąć szkód?

• Nie rób tego w pojedynkę. Włącz HR, prawo, czy zarząd na wczesnym etapie

  Jawność wynagrodzeń to nie jest wyłącznie temat HR-owy, czy prawny. Dotyczy strategii, budżetu i ryzyka prawnego, dlatego wymaga konstruktywnej współpracy kilku obszarów, a nie działań „na ostatnią chwilę”.

  
  

• Zmapuj realny stan wynagrodzeń

  Zanim cokolwiek zakomunikujesz, sprawdź, jak naprawdę wyglądają płace w organizacji: kto zarabia ile, na jakim stanowisku i dlaczego. Bez tej wiedzy jawność może boleśnie obnażyć przypadkowe różnice i historyczne błędy.

  
  

• Uspójnij nazwy stanowisk i zakresy obowiązków

  Jawność wynagrodzeń szybko ujawnia problem „różnych nazw na to samo” albo „tego samego stanowiska z zupełnie innymi zadaniami”. Bez uporządkowania struktury stanowisk trudno obronić różnice płacowe.

  
  

• Ustal jasne widełki i kryteria wynagradzania

  Same widełki to za mało – kluczowe jest określenie, od czego zależy miejsce pracownika w danym przedziale. Doświadczenie, kompetencje, zakres odpowiedzialności, wyniki – te kryteria muszą być spójne i możliwe do wytłumaczenia.

  
  

• Zrób listę osób, których wynagrodzenia nie wpisują się w widełki

  O ile w przypadku konieczności przyznania podwyżek to mały problem, o tyle w przypadku zawyżonych wynagrodzeń musisz dla każdej z tych osób indywidualnie przemyśleć sposób rozwiązania problemu na bazie strategii działania całej organizacji.

  
  

• Przygotuj dokumentację, nie tylko komunikaty

  Regulaminy wynagradzania, opisy stanowisk, procedury podwyżkowe i awansowe – to właśnie te dokumenty będą pierwszą linią obrony w razie pytań, sporów lub kontroli. Jawność bez papierów to proszenie się o problemy.

  
  

• Zaplanuj komunikację wewnętrzną

  Zespół musi mieć świadomość, że firma jest w takim procesie. Ludzie potrzebują czasu, żeby się oswoić ze zmianami nawet, jeśli są one dla nich korzystne. Mało tego, jeśli znajdą w tym dla siebie wartość chętnie będą w tym uczestniczyć. 

  
  

• Przygotuj menedżerów na trudne rozmowy

  To menedżerowie będą tłumaczyć decyzje płacowe poszczególnym osobom i zespołom. Jeśli potrzebujesz, skorzystaj z pomocy doświadczonych mediatorów, choćby w samym procesie przygotowania się do tych rozmów. Jeśli zrobisz to źle, to nawet najlepiej zaprojektowany system może zostać źle odebrany

  
  

• Nie odkładaj tego na później

  Największe szkody nie wynikają z samych przepisów, lecz z braku przygotowania. Firmy, które zaczną działać odpowiednio wcześnie, zyskają czas na korekty – zamiast reagować pod presją.

Podsumowanie

Jestem ogromną zwolenniczką jawności wynagrodzeń. “Uznaniówki” to relikt mikrozarządzania, z którym bez żalu należy się pożegnać.

Niekończące sie negocjacje, kolejki po podwyżki, wieczne pretensje, to strata czasu. Przede wszystkim biznesowo to bardzo kosztowne i niesie za sobą wątpliwe efekty. Chyba, że ktoś lubi funkcjonować w systemie ciągłego “gaszenia pożarów” to rzeczywiście nie ma potrzeby tych wynagrodzeń porządkować. 

Jawność nie premiuje improwizacji, lecz spójność, konsekwencję i dobre przygotowanie. Pomimo tego, że dla wielu firm będzie to oznaczało konieczność zmierzenia się z problemami, które przez lata pozostawały ukryte, to naprawdę warto to zrobić.