Zmiany w kulturze organizacyjnej przy skróconym czasie pracy.

Anna Swietochowska
22 paź 2024
3 minut(y) czytania

Zaktualizowano: 9 lip

Idea jest taka: mamy tyle samo zarabiać, tyle samo produkować, ale mniej pracować. Jak więc to zrobić?

Coraz więcej krajów publikuje raporty z testów 4-dniowego tygodnia pracy, a choć wyniki różnią się w szczegółach, pewne trendy pozostają stałe. Analizując doświadczenia z Wielkiej Brytanii, Portugalii i Niemiec, wyraźnie widać przede wszystkim zmiany w kulturze organizacyjnej firm, które pojawiają się niezależnie od lokalnych różnic. O czym dokładnie mowa?

Śledzenie efektywności

Śledzenie wyników brzmi jak wyświechtany slogan, ale uwierzcie mi, WCALE nie jest to oczywiste. Tu nie chodzi o bilans roczny, ale o to, żeby dokładnie wiedzieć czym jest nasza produktywność i jak ją chcemy mierzyć. Wiele, naprawdę wiele firm panuje mniej więcej nad cash flow, ale już to na czym i ile zarabia, pozostaje w sferze domysłów i wyobrażeń. Określenie KPI's, policzenie marży na poszczególnych projektach, ocena inwestycji - to są nie lada wyzwania, ale po prostu trzeba to zrobić

Skrócenie i usprawnienie spotkań

W raportach podawanych jest kilka metod optymalizacji: wprowadzenie jasnych celów spotkań, wcześniejsze przygotowanie agendy, wprowadzenie ograniczeń czasowych. Ja bym dodała do tego jeszcze zwyczaj zapraszania osób, których te spotkania rzeczywiście dotyczą. Warto robić regularne spotkania zespołów i wzajemnie raportować na czym stoimy. Dzielić się wyzwaniami, problemami, ale też celebrować sukcesy. Jednak jeśli potrzebujemy się skomunikować w konkretnej sprawie, zapraszajmy na to spotkanie wyłącznie tych, których dana sprawa dotyczy, a resztę poinformujmy o efektach.

Poprawa komunikacji

W kontekście komunikacji mowa jest nie tylko o zastosowaniu narzędzi do efektywnej komunikacji asynchronicznej - czyli takiej, która nie zachodzi w czasie rzeczywistym (maile, komunikatory, czaty, narzędzia do zarządzania projektami etc. ), ale również o wprowadzaniu zasad i reguł dotyczących tej komunikacji.

Analiza i optymalizacja procesów

Wszystkie trzy raporty (Niemcy, Portugalia, Wielka Brytania) wskazują, że analiza i optymalizacja procesów była kluczowym elementem wdrażania 4-dniowego tygodnia pracy. W pierwszym etapie firmy musiały zidentyfikować wszystkie procesy zachodzące w organizacji, zarówno te związane z produkcją dóbr czy świadczeniem usług, jak i te dotyczące administracji, komunikacji, zarządzania projektami itp. Następnie analizowały procesy pod kątem efektywności, identyfikowały obszary w których można było dążyć do optymalizacji i wdrażały zmiany.

Focus time

I to jest wyjątkowo ciekawy temat. Focus time, czyli określony czas w ciągu dnia, w którym pracownicy mogą wykonywać pracę indywidualną bez zakłóceń. W raporcie niemieckim aż 65% uczestników zadeklarowało, że jest to kluczowy element w efektywnym wykonywaniu obowiązków.

Co jest najczęstszym źródłem tych zakłóceń? Spotkania, telefony, e-maile i rozmowy z kolegami/koleżankami w pracy.

To ogromne wyzwanie z dwóch powodów:

po pierwsze jesteśmy przebodźcowani i nam samym trudno się “odłączyć”
po drugie to spore wyzwanie również z powodów lokalowych, bo jak w open space zapewnić pracownikom przestrzeń, w której nikt im nie będzie przeszkadzał?

Mi osobiście bardzo pomaga jeden dzień w tygodniu wolny od jakichkolwiek spotkań - czasem się udaje.

Zaangażowanie pracowników

To ostatni, ale kluczowy element we wprowadzaniu jakichkolwiek zmian w organizacji. W przypadku Niemiec aż 90,7% respondentów uznało aktywne uczestnictwo pracowników w planowaniu i wdrażaniu 4-dniowego tygodnia pracy za bardzo istotny lub istotny czynnik w sukcesie przedsięwzięcia.

Dlaczego to wymaga specjalnego zaangażowania pracowników? przecież skrócony czas pracy jest w ich interesie? Pracodawca, który decyduje się na taki krok robi to przede wszystkim ze względu na ludzi, którzy dla niego pracują.

No tak, ale ci pracownicy mają swoje zwyczaje, nawyki i przekonania. Nawet jeśli jest to dla nich zmiana korzystna, to muszą włożyć wysiłek w jej wdrożenie, a to już takie proste nie jest. I tego lekceważyć nie wolno.

Linki do raportów: